Pomembnih poslovnih dokumentov gotovo ne smemo izgubiti, zato moramo pravočasno vzpostaviti ustrezen sistem za varno trajno hranjenje dokumentacije. Poleg tega so to pogosto dokumenti z uporabnimi vsebinami, ki jih želimo izkoristiti pri opravljanju svoje dejavnosti. Tu se odpira potencial za uspešno podatkovno podprto poslovanje, če le imamo nad dokumentacijo dober pregled. To nam omogoča e-arhiv M-Files, ki je kot nalašč za zahtevne poslovne uporabnike. Združuje namreč funkcionalnosti zanesljivega elektronskega arhiva in naprednega dokumentnega sistema, s tem pa ponuja popoln pregled nad pomembno dokumentacijo.
Nujni dokumenti, ki sodijo v e-arhiv
Dokumentacija ima v sodobnih podjetjih različne naloge. Nekatere dokumente preprosto moramo hraniti, čeprav niso neposredno uporabni pri opravljanju dejavnosti ali vodenju podjetja. Ravno pri teh dokumentih ima dober e-arhiv očitne prednosti, saj lahko močno pomaga pri hitrem, tudi avtomatiziranem shranjevanju digitalnih dokumentov na varno mesto. Tako bodo dokumenti varno shranjeni, hkrati pa označeni kot arhiv, ki ne vsebuje posebej uporabne dokumentacije.
Gotovo pa v e-arhiv sodijo tudi tisti dokumenti, ki imajo pomembno vsebino in jih nameravamo pogosto uporabljati. Teh dokumentov ne želimo izgubiti, moramo jih imeti pri roki, da jih lahko dobro izkoristimo. V to skupino recimo sodijo tudi naročilnice, ki imajo vse potrebne detajle za kakšne večje projekte. Prav tako lahko arhiviramo e-poštna sporočila in druge vsebine, ki bodo zelo uporabne pri delu. E-arhiv namreč omogoča uporabno klasifikacijo dokumentov in olajša uporabo.
Digitalizacija dokumentov za e-arhiv
E-arhiv je seveda elektronski arhiv, ki lahko sprejema le dokumente v digitalni obliki. Za mnoga podjetja to ni problem, saj poslujejo kar brez papirja. Če pa imamo dokumente še vedno na papirju, omogoča dober arhiv enostavno in učinkovito digitalizacijo. Na različne načine je možno ta postopek avtomatizirati, tako da ne bo težav niti z večjo skladovnico pomembnih dokumentov, ki jih želimo v digitalni obliki prenesti v zanesljiv elektronski arhiv.